PLO atau Paperless Office merupakan suatu ide sistem digitalisasi perkantoran yang sangat baik. Sistem ini meminimalisasi bahkan menghentikan penggunaan kertas sama sekali yang berarti membuat meja kerja bebas dari tumpukan berbagai macam surat dan hal lain. Selain itu dalam rangka antisipasi global worming penggunaan kertas jadi lebih bisa dihemat. :D

Nah, dalam pelaksaannya ada satu hal yang cukup krusial yaitu penggunaan username di dalam sistem PLO. Mengapa begitu menjadi masalah? Karena satu akun di dalam PLO dapat mengandung 2 fungsi, yaitu sebagai nama akun dan fungsi jabatan dalam kantor.

Menurut saya penggunaan username di PLO lebih baik menggunakan nama pemilik akun tersebut daripada jabatan yang melekat padanya. Alasan saya adalah :

1. Nama = primary key
Seperti dalam sistem database nama dapat mewakili seorang pemilik akun. Karena disini tidak dimungkinkan suatu ID seperti pada database maka nama adalah pilihan yang tepat. Nama cenderung tetap dan tidak berubah pada seseorang, berbeda dengan jabatan yang bisa berubah kapan saja. Ketika jabatan berubah akan sangat repot ketika harus berganti akun.

2. Rasa kekeluargaan di dalam instansi
Penggunaan nama membuat rasa kekeluargaan lebih kental karena kita tahu siapa pemilik suatu akun tersebut. berbeda dengan penggunaan jabatan, kita bisa saja merasa sedang berkomunikasi kepada “jabatan” daripada “sesorang”. Apabila seorang pemilik jabatan berubah bisa saja kita lupa siapa pemilik jabatan yang baru karena bukan nama yang tercantum dalam akun tersebut. Begitupula dalam memanggil pemilik akun, akan lebih sopan dan terasa enak bila yang dipanggil suatu nama bukan jabatan tersebut. Ini akan mendiskreditkan pemilik jabatan yang lebih rendah.

3. Jabatan bagian dari profil
Di dalam akun pasti ada profil dan jabatan dapat dimasukkan dalam profil sebagai identifikasi posisi jabatan pada pemilik akun tersebut. Bermanfaat pula misalnya dalam pencarian aktifitas pada tiap-tiap jabatan yang dapat diakses dari profil pemilik tersebut.

Kesimpulannya penggunaan nama pada username PLO menurut saya masih lebih baik daripada posisi jabatan pada tiap-tiap pemilik akun tersebut. :)